Prowadzenie własnej firmy w Polsce nie jest sprawą prostą. Szczególnie, że w dzisiejszych czasach sytuacja gospodarcza w naszym kraju i na świecie jest mocno niestabilna. Obowiązujące przepisy wcale nie ułatwiają życia, a rosnące koszty pracy, podatki, stanowią sporą część zobowiązań, których regulowanie wyznaczają ustawowe terminy, niezależnie od tego czy nasz Klient zapłacił nam za usługę lub produkt czy nie.
To mało komfortowa sytuacja, tym bardziej, że nie są to jedyne opłaty, które Ty jako przedsiębiorca musisz ponosić. Wielu Klientów regularnie przekracza terminy płatności, mimo tego duża część z nich nadal pozostaje atrakcyjnymi kontrahentami, z którymi warto utrzymywać relacje handlowe.
BPA Platform/TaskCentre® zastosowany w obszarze Monitoringu Płatności, za pomocą prostych narzędzi przeciągnij i upuść, w ustalony, ostrożny i delikatny sposób, przypomina Klientowi o posiadanym przez niego opóźnieniu w płatnościach, z możliwością intensyfikacji przypomnień, łącznie z informacją, że w przypadku nie wywiązania się z jego zobowiązań, zostaną podjęte procedury wyegzekwowania należności. Przypomnienia mogą być wysyłane za pomocą dowolnego kanału komunikacyjnego: SMS, email, VMS, itd.łącznie z obsługą wysyłki monitów pisemnych listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.
BPA Platform/TaskCentre® łatwo połączysz z bazą Twoich Klientów, niezależnie od posiadanego przez Ciebie rozwiązania informatycznego. BPA Platform/TaskCentre® samodzielnie przeanalizuje informacje o terminach płatności i w razie przekroczenia, według ustalonej częstotliwości i poziomu komunikatów, ustalonych w oparciu o czas przekroczenia, poinformuje Klienta, o fakcie powstałej zaległości. Jednocześnie Ty lub inna wyznaczona osoba otrzymasz codziennie raport o zaległych płatnościach oraz o płatnościach wyegzekwowanych.
Przykład: Proces monitowania często jest realizowany „ręcznie”, tzn. pracownik z wyznaczonego działu robi raport o przekroczonych płatnościach i obdzwania Klientów. W wirze innych obowiązków często nie dochodzi do końca listy, a kolejnego dnia, lista bywa, że jest już nieaktualna. BPA Platform/TaskCentre zautomatyzuje ten proces. Codziennie sam pobierze i przeanalizuje dane o terminach płatności. Będzie monitował według ustalonego harmonogramu informowania Klientów i powiadomi o stanie zaległości i efektach swojej pracy.
Jak może wyglądać Twój proces Monitoringu Płatności?
Rozwiązanie BPA Platform/TaskCentre® współpracuje w połączeniu z posiadanymi przez Ciebie systemami informatycznymi oraz bazami danych, poszerzając zakres Twoich możliwości, aż do modelu wymiany dokumentów drogą elektroniczną z Twoim Klientem.
Dostępne gotowe narzędzia, pozwalają na szybkie zaprojektowanie procesów biznesowych w graficznym edytorze, gdzie przeciągając i upuszczając gotowe taski, możemy budować ciągi automatycznych działań. Poszczególne kroki procesu wystarczy tylko skonfigurować i już można cieszyć się automatyzacją powtarzalnych czynności.
Zastosowanie BPA Platform/TaskCentre® w procesie Monitoringu Płatności, to najtańsza metoda zapobiegania powstawaniu zatorów płatniczych w firmie. Automatyczne działanie systemu, który codziennie pobiera i analizuje przekroczenia kontrahentów, zastępuje część pracochłonnych czynności, które realizuje Twój pracownik. A efekt oddziaływania na świadomość kontrahenta, że jego płatność jest na bieżąco monitorowana, jest na tyle mocny, że woli zacząć regulować swoje zobowiązania, niż przekonać się o krokach, jakie zostaną podjęte w przypadku, gdy nadal będzie zwlekał ze swoimi płatnościami.
Zastosowania rozwiązania BPA Platform/TaskCentre® w zakresie Monitoringu Płatności:
- połączenie z posiadanym systemem informatycznym finansowo-księgowym i do fakturowania
- ustawienie krok po kroku procesu informowania kontrahentów i obieg informacji wewnątrz Twojej firmy
- ustawienie poziomu częstotliwości monitowania z odpowiadającym im formą komunikacji
- możliwość profilowania poziomu monitowania w zależności od grup kontrahentów automatyczne powiadamianie kontrahentów o przekroczeniach terminów płatności wybranymi kanałami (wiadomość tekstowa: SMS, wiadomość elektroniczna: e-mail, wiadomość głosowa: VMS, faks, obsługa wysyłki listów poleconych: wezwania do zapłaty, noty odsetkowe)
- raportowanie otrzymania i odczytania informacji
- raportowanie wewnątrz Twojej firmy o stanie zadłużenia kontrahenta, postępach w regulowaniu należności w dowolnej charakterystyce czasowej
- raportowanie o planowanych wpływach w badanym okresie czasu połączenie automatycznego procesu z firmą windykacyjną
Korzyści z zastosowania BPA Platform/TaskCentre® w zakresie Monitoringu Płatności:
- skuteczna redukcja opóźnień w regulowaniu należności, poprzez informowanie na bieżąco Kontrahenta o przekroczonym terminie płatności
- gwarantowana konsekwencja oraz częstotliwość podejmowanych działań
- wzrost płynności finansowej, poprzez zwiększenie przepływu gotówki w firmie
- ograniczenie kosztów związanych z powstawaniem i obsługą nieściągalnych lub trudnych do odzyskania wierzytelności
- tworzenie obrazu stanu finansowego kontrahenta na podstawie informacji o wielkości zadłużenia i jego postępach w regulowaniu należności
- wzrost oceny opłacalności i bezpieczeństwa o w zakresie udzielania kontrahentom kredytu kupieckiego
Stosując rozwiązanie BPA Platform/TaskCentre® do Monitoringu Płatności szybko zauważysz, że terminowość regulowania zobowiązań przez Twoich kontrahentów znacząco wzrosła i prawie całkowicie wyeliminujesz sprawy, które wcześniej kończyły się windykacją lub utratą całej należności.
Zapraszamy do kontaktu!