Po co nam integracja?
Obecnie firmy, we wszystkich branżach, opierają swoją działalność na wielu systemach i aplikacjach biznesowych, aby dynamicznie stymulować wzrost i zwiększać wydajność firmy.
Codziennie w firmach wykorzystywane są systemy takie jak ERP, CRM, WMS lub rozwiązania eCommerce, które przechowuję istotne informacje i dane transakcyjne operacji gospodarczych.
Niezależnie funkcjonujące systemy i aplikacje osiągają to, czego się od nich wymaga w określonym celu. Jedynym minusem jest to, że działają one w izolacji, powodując zatory w wydajności procesów biznesowych oraz problemy, które mogą dołożyć organizacji dodatkowe ryzyko finansowe.
Jakie są najczęstsze powody integracji systemów i aplikacji?
W momencie gdy, posiadane w firmie oprogramowanie biznesowe, zostanie połączone w środowisku, w którym możemy skutecznie i szybko wykorzystać jego funkcjonalność w procesach integracji lub synchronizacji z odmiennymi zbiorami danych, możemy przyjąć, że każda platforma systemowa jest wykorzystywana do jej maksymalnych możliwości i umożliwia wydajne kosztowo wdrożenie usprawnienia procesów biznesowych, które przełoży się na znaczące zwiększenie wydajności pracy w firmie.
Integracja aplikacji = to może być proste!
Większość systemów biznesowych posiada mechanizmy do wyprowadzenia, w pewnym zakresie, funkcjonalności na zewnątrz, do integracji z oprogramowaniem firm trzecich.
Jednak w momencie gdy organizacja posiada więcej niż jeden system, z którym chce się zintegrować, napotyka dobrze znany problem = utrzymanie różnych synchronizacji. Dobrze zaprojektowana platforma integracyjna, spaja w jednym miejscu i kieruje ruchem danych z różnych systemów tak, aby dostarczyć ciągłość realizacji procesu biznesowego po stronie użytkownika. Organizacja staje się również niezależna od tego, jakie rozwiązania posiada, czy dołącza: mogą być połączone zarówno rozwiązania online jak i on-premise. Na przykład:
- Integracja ze sklepem internetowym (e-commerce): zlecenia sprzedaży / synchronizacja stanów magazynowych
- Powiadomienia w czasie rzeczywistym i automatyzacja dokumentowania np. Wyślij powiadomienia w czasie rzeczywistym do Partnerów Biznesowych (B2B) poprzez e-mail (HTML lub zwykły tekst) z załącznikami (plik PDF, MS Word, MS Excel itd.) lub wiadomość SMS
- WorkFlow, np. Zatwierdzenie rabatu z wielopoziomową autoryzacją zamówień
Typowe scenariusze integracji, związane z transakcjami między systemami
Istnieje wiele scenariuszy, które można skonfigurować jako automatyczny przepływ danych gospodarczych, między różnymi systemami. W tym artykule skupię się na trzech, następujących, przykładach:
Transakcje w procesie sprzedaży i dostawy towarów
Dobrym przykładem jest integracja platform sprzedaży internetowej (e-commerce), takich jak Magento, PrestaShop, Shoper.pl, SellSmart, Shopify, Bigcommerce, eBay, Amazon Marketplace, Allegro, itp.Podstawowe scenariusze integracyjne z platformami e-commerce:
- Automatyczne tworzenie zleceń sprzedaży (zamówienia od Klienta), przeniesienia płatności online oraz identyfikatorów transakcji – do systemu księgowego lub ERP
- Zautomatyzowane przekazywanie statusów zamówień, dostępności zapasów, opisów produktów – z systemu księgowego lub ERP > do platformy e-commerce
- Automatyczna synchronizacja informacji o Klientach między sklepem e-commerce i aplikacją CRM
- Zgłoszenie w czasie rzeczywistym zlecenia sprzedaży do wybranej usługi dostawy, np. DPD, UPS, DHL, InPost, PocztaPolska, Parcelforce, Interlink Express, FedEx, itp.
Integracja e-commerce skutkuje następującymi korzyściami:
- Zmniejszenie kosztów obsługi Klienta, poprzez eliminację powtarzającego się wprowadzania tych samych danych i redukcję błędów ludzkich
- Znaczne skrócenie czasu realizacji zamówień
- Wzrost zadowolenie Klientów, zwiększenie prawdopodobieństwa powtórnej sprzedaży (wsparcie lojalności Klienta)
- Redukcja kosztów operacyjnych oraz wyeliminowanie potrzeby rekrutacji tymczasowych pracowników sezonowych
2. Integracja w zarządzaniu potencjałem sprzedaży
Obok wzmacniania lojalności Klientów, niemniej ważne jest pozyskiwanie nowych Klientów. W tym obszarze jest znaczna przestrzeń do zautomatyzowania procesów biznesowych: od pozyskania i zarządzania Lead’s po automatyczną wymianę informacji między systemami wspierającymi sprzedaż i marketing (formularze rejestracyjne strony internetowej, w tym dane kampanii e-mail marketingu z rozwiązań takich jak MailChimp, dotmailer, HubSpot, itp.
Podstawowe wymagania działów sprzedaży i marketingu oraz scenariusze integracji aplikacji wspierających obejmują:
- Zautomatyzowane przechwytywanie i importowanie Lead’s ze strony www do systemów biznesowych
- Zautomatyzowana dystrybucja Lead’s do zespołów sprzedażowych i / lub osób fizycznych
- Synchronizacja list marketingowych i „unsubscribes” między aplikacją e-mail marketingu a rozwiązaniem CRM
- Automatyczne tworzenie i dystrybucja raportów z kampanii
- Zautomatyzowany import statystyk kampanii do systemów biznesowych
- Automatyczne tworzenie dalszych działań (follow-up) i dystrybucja do członków zespołu sprzedaży
- Automatyczne tworzenie i dystrybucja, kampanii e-mail na podstawie ustalonych reguł biznesowych
Integracja systemów wsparcia sprzedaży skutkuje następującymi korzyściami:
- Wyeliminowanie powtarzalnego, wielokrotnego wprowadzania danych
- Usunięcia powtarzalnych procedur sprawozdawczych
- Poprawa wydajności sprzedaży i marketingu
- Zabezpieczenie przed selektywnym wywołaniem działań związanych z kontynuacją
- Większa dbałość o zgodność przetwarzania Lead’s według dokładnych reguł biznesowych
3. Integracja w obszarze zarządzania finansowego
Codzienna działalność organizacji może podlegać również automatyzacji procesów zarządzania finansowego. Zautomatyzowane mogą zostać kluczowe wymagania kontroli rachunkowości oraz procedury stosowane w rozwiązaniach i aplikacjach np. rachunkowości i finansów Creditsafe, VIES, Companies House i systemach kontroli kredytowych.
Niektóre wymagania działów księgowości i finansów oraz scenariusze integracyjne obejmują:
- Zautomatyzowanie procesu kontroli kredytowej kontrahentów oraz automatyzacja raportowania
- Automatyzacja raportowania kredytowego (np Creditsafe)
- Automatyczne tworzenie procesu WorkFlow, dla zatwierdzania limitu kredytowego dla kontrahentów (B2B)
- Automatyczne kontrola numeru NIP EU (VIES) i wypełnianie kartoteki kontrahenta
- Automatyczne pobieranie danych udostępnianych przez internet o wynikach kontrahenta, np. Companies House, w odpowiedzi na zdarzenie
Integracja systemów zarządzanie finansami skutkuje następującymi korzyściami:
- Eliminacja ryzyka handlu z firmami, które są niestabilne finansowo
- Zapewnienie 100% ścieżki dokładnego audytu
- Rzeczywista widoczność informacji finansowych organizacji
Prawie zawsze przedsiębiorcy wdrażają oprogramowanie księgowe lub system ERP dostosowany do ich potrzeb biznesowych. Dotyczy to również wdrożeń aplikacji, które są odpowiednie do ich konkretnych wymagań, w danym momencie, a nie mają zdolności do „rozmowy” z innymi systemami.
W miarę rozwoju organizacji, zapotrzebowanie na dane w czasie rzeczywistym się zwiększa. Szczególnie pojawia się zapotrzebowanie na dane z różnych obszarów organizacji (cross-departamental data), w różnym zakresie, za różnych krokach realizacji procesów biznesowych. W firmach, które posiadają różne aplikacje oznacza to, że procesy biznesowe stają się chaotyczne, zmniejsza się wydajność pracowników oraz rozwój biznesu może zastąpić stagnacja.
Platformy Automatyzacji Procesów biznesowych (ang. Business Process Automation) i Platformy Integracji Aplikacji, zapewniają organizacjom możliwość znacznego uproszczenia projektów integracyjnych oraz co ważne tańszego utrzymania i łatwego skalowania w przyszłości.
W firmach korzystających z wyżej wymienionych platform, skuteczna integracja różnych systemów i aplikacji, umożliwia im natychmiastową poprawę widoczność krytycznych informacji biznesowych, zwiększenie poziomu wydajności zasobów przedsiębiorstwa i w widoczny sposób napędza biznes do przodu.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak można zintegrować swoje systemy biznesowe i aplikacje, wypełnij poniższy formularz lub zadzwoń .