Menadżerowie są na najwyższym poziomie struktury organizacyjnej zarządzania firmy i są odpowiedzialni za ciągły rozwój firmy, ciągłą na poprawę rentowności firmy. W rzeczywistości, Menadżerowie wysokiego szczebla zarządzania zajmują się nieustannie oceną wczorajszych wyników i wydajności, przeglądem sprawozdań finansowych oraz niekończących się ilości ważnych danych.
Aby wykonywać swoje obowiązki kierownicze, wymagają oni częstego wglądu w krytyczne informacje, celem skuteczniejszego podejmowania decyzji, usprawniania procesów biznesowych i zwiększania wydajności pracowników.
Jeżeli informacje te nie są poprawnie przetwarzane, nie są dostępne, gdy są potrzebne, to jak świadomie podejmować decyzje, aby nasz biznes się rozwijał i zwiększał się zwrot z inwestycji (ROI)?
Skuteczne podejmowanie decyzji, świadome kierowanie wzrostem rentowności w firmie, wynika z wiarygodnej oceny wyników z dostarczonych na czas różnorodnych wymaganych raportów i dokumentacji, które najczęściej są ręcznie zbierane z wielu rozproszonych źródeł, z wielu systemów i baz danych.
Kompletowanie takich danych jest bardzo kosztowne, zdecydowanie podatne na błędy i wyraźnie zwiększa ekspozycję na ryzyko finansowe.
Skutkuje to potencjalnie opóźnieniem w reakcji kierowników wyższego szczebla na zdarzenia, które miały miejsce w przeszłości. Jak bardzo skuteczne byłoby otrzymywanie krytycznych informacji w czasie rzeczywistym? Automatycznie według ustalonego harmonogramu lub w momencie wystąpienia zdarzenia?
Czynnikiem wpływającym na wolny lub niesymetryczny wzrost rentowności jest również kiepska efektywność pracowników. Ich cenny czas jest dosłownie wchłaniany przez codzienne powtarzalne zadania, takie jak dwukierunkowe, wielokrotne wprowadzanie tych samych danych w różnych systemach informatycznych, tworzenie i dystrybucja raportów, przekazywanie informacji do klientów, dostawców i pracowników wewnętrznych.
Poleganie wyłącznie na pracowniku, w zakresie powtarzalnych czynności narażają organizację bezpośrednio na potencjalne ryzyko kosztownych błędów, które skutecznie zaniżają zysk przedsiębiorstwa.
Automatyzacja codziennych zadań biurowych: integracja = wprowadzanie jednorazowe powtarzalnych danych, tworzenie i dystrybucja raportów, obieg informacji w wielu innych procesach biznesowych, przynosi wymierne oszczędności i widoczny wzrost wydajności, a jednocześnie powoduje wzrost skuteczności podejmowania świadomych decyzji przez kierownictwo wyższego szczebla.
Jak zarząd może poprawić produktywność firmy?
Poznaj 10 procesów, w tym przykładów przypadków biznesowych, które praktycznie każdy zespół zarządzający może wprowadzić do swojej firmy w celu poprawy rentowności i zwiększenia produktywności pracowników:
1. Automatyczne tworzenie i dystrybucja raportów zarządczych (w ustalonym harmonogramie lub generowane automatycznie na podstawie zdarzeń)
- raportowanie sprzedaży i raporty marketingowe
- raportowanie zapasów
- raporty finansowe
- raporty produkcyjne
2. Alarmowanie w czasie rzeczywistym o niekompletnych danych lub kiedy łamane są reguły biznesowe, poprzez e-mail / SMS
- powiadomienie o nieautoryzowanym rabatowaniu
- powiadomienie o niekompletnych danych Klienta
- alertowanie o poziomie zapasów
3. Uproszczony proces autoryzacji poprzez multisystemowy WorkFlow
- autoryzacja zlecenia z przeglądarki, skrzynki e-mail
- wielopoziomowe ścieżki autoryzacji
- dedykowane ścieżki zatwierdzeń dla działów lub procesów (np. autoryzacja limitów kupieckich, rabatów)
- zatwierdzanie warunków umowy
4. Automatyczne powiadamianie w przetwarzaniu kluczowych transakcji
- zawieszenie lini kredytowej Klienta
- wpłynęło duże zlecenie, które znacząco obniża zapasy poniżej ustalonych poziomów
- otrzymano płatność, przekroczono termin płatności
5. Dynamiczne monitorowanie kluczowych wskaźników finansowych, wpływających na na poprawę rentowności firmy
- salda rachunków bankowych
- wynik finansowy w okresie
- wartość podatków w trakcie okresu przed rozliczeniem i po
6. Dynamiczne monitorowanie i raportowanie ważnych terminów finansowych, wpływających na na poprawę rentowności firmy
- przeterminowane płatności, z podziałem na przedziały czasu, wysyłane do kierownictwa
- informowanie o statusie przeterminowanych należności za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości SMS
7. Automatyczne sprawdzanie kondycji finansowej klientów i dostawców w celu zmniejszenia ekspozycji na ryzyko finansowe
- kontrole kredytowe
- wiarygodność kredytowa
8. Integracja aplikacji w celu uzyskania aktualnych informacji na wielu systemach i aplikacjach
- aplikacje biznesowe, np.:
- SAP, SAP Business One
- Microsoft Dynamics (AX, NAV, CRM, …)
- Sage
- Comarch
- InsERT
- Asseco
- inne specyficzne systemy i aplikacje dla przemysłu
- platformy eCommerce (Magento, PrestaShop, SHopify, Shoper, SellSmart, EBEXO, Amazon, eBay, Allegro, …)
- usługi marketingowe
- usługi kurierskie
- usługi informacyjne
9. Zautomatyzowane przypomnienia o wymaganych terminach składania kluczowych dokumentów prawnych, branżowych lub firmowych utworzone zgodnie
- zgodności SOX
- standardy branżowe, takie jak ISO
10. Automatyzacja wyjątków w sprawozdawczości zarządczej
- informacje o zawieszonym koncie, ze szczegółową historią zakupu dołączone do powiadomienia e-mail
Ta lista to tylko wierzchołek góry lodowej. Należy wyraźnie podkreślić = istnieje nieskończona ilość działań pracowników w procesach biznesowych, które mogą kosztować Twoją organizację dużo cennego czasu i pieniędzy.
Wszystkie przedsiębiorstwa, bez wyjątku, są silnie uzależnione od pracowników pobierających, formatujących i dystrybuujących kluczowe informacje do i od wielu zastosowań biznesowych.
Jednak ludzie mają swoje ograniczenia. W wyniku zdarzeń losowych mogą nie pojawić się pracy. Popełniają błędy. A ostatecznie mogą opuścić Twoją firmę, idąc za nowymi wyzwaniami.
Nie zrozum mnie źle, dzięki ludziom w firmie, masz to coś, co daje Ci przewagę konkurencyjną = innowacyjność. Innowacje rozwijają się wtedy, gdy ludzie mogą działać kreatywnie. Powtarzalność, rutyna, to co możesz zastąpić automatem, zabija w nich chęć do rozwoju w ramach i dla Twojej organizacji.
Ile pieniędzy Twoja firma może dzisiaj zaoszczędzić poprzez automatyzację procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych, które są unikalne dla Twojej organizacji, przyniesie wymierne korzyści poprzez redukcję kosztów operacyjnych i umożliwienie pracownikom skupienie się na działaniach, które są ważne dla sukcesu firmy. Jeśli szukasz sposobu na poprawę rentowności w Swojej firmie, to czas, żebyś miał wszystkie potrzebne informacje, wtedy gdy najbardziej potrzebujesz. Prawda?
Ile pieniędzy firma może zaoszczędzić poprzez poprawę z dnia na dzień jej działania poprzez automatyzację procesów biznesowych? Aby dowiedzieć się dokładnie, ile czasu i pieniędzy możesz zaoszczędzić w firmie lub dowiedzieć się więcej o automatyzacji procesów biznesowych z BPA Platform/TaskCentre®